Informativa sulla privacy

1. Titolare del trattamento

Leucojum, con sede a Bologna, Italia, è titolare del trattamento dei dati qui descritti. Per qualsiasi richiesta in materia di dati personali puoi scrivere a [email protected].

2. Il Sito

Dati tecnici di navigazione: quando visiti il Sito, il fornitore di hosting e la rete di distribuzione dei contenuti (CDN) registrano automaticamente informazioni tecniche come indirizzo IP, tipo di browser e di dispositivo e pagine visitate. Servono a erogare il Sito in sicurezza e a prevenire abusi.

Dati di contatto: se ci scrivi (ad esempio a [email protected]) riceviamo il tuo indirizzo email e il contenuto del messaggio.

Il Sito non richiede registrazione, non imposta cookie e non usa strumenti di analisi o di tracciamento.

3. Mailstream: quali dati tratta

Mailstream riunisce in un unico posto la posta, i calendari e i contatti degli account che colleghi (Gmail, Outlook e Microsoft 365, iCloud e altri server IMAP). Per farlo tratta:

Il tuo account Mailstream: l’indirizzo email e il nome confermati dal servizio di accesso Hartwell Bridge quando accedi, la lingua, il fuso orario e le preferenze.

Gli account collegati: l’indirizzo di ciascun account e le credenziali che permettono a Mailstream di raggiungerlo, cioè i token di accesso che Google o Microsoft rilasciano quando autorizzi Mailstream, oppure la password specifica per app di un account iCloud o IMAP. Mailstream non riceve mai la tua password di Google o Microsoft.

La posta: copie dei messaggi degli ultimi 30 giorni, più quelli meno recenti che carichi o che corrispondono a una ricerca: mittente e destinatari, oggetto, data, cartelle, etichette e stato di lettura, il testo dei messaggi e le bozze. Gli allegati non vengono conservati: sono letti dal tuo provider quando li apri o li scarichi. I messaggi programmati sono conservati fino all’invio.

I calendari: i tuoi calendari e i relativi eventi, da circa tre mesi prima a un anno dopo la data corrente; sugli account Outlook, anche gli intervalli occupato/libero dei colleghi che Outlook condivide con te (da una settimana prima a due mesi dopo).

I contatti: nomi e indirizzi email dei contatti salvati e frequenti in Google Contatti e in Outlook, aggiornati ogni 6 ore, e gli indirizzi con cui scambi posta.

Le impostazioni che scegli: firme, colori degli account, i mittenti di cui mostri sempre le immagini, le impostazioni delle notifiche e, per ogni browser in cui attivi le notifiche, la sua iscrizione push.

I dati di sicurezza: le tue sessioni (browser e indirizzo IP) e un registro delle attività, visibile in Impostazioni → Attività, con accessi, account collegati o rimossi e messaggi inviati (solo il numero di destinatari e allegati, mai contenuti o indirizzi).

4. Mailstream: come usa i dati

Mailstream usa questi dati solo per offrirti le funzioni che usi: mostrare e cercare in un unico posto posta, calendari e contatti; eseguire sui tuoi account, presso il tuo provider, ciò che chiedi (inviare, rispondere, archiviare, etichettare, spostare o eliminare messaggi; creare, modificare o rispondere a eventi); suggerire i destinatari mentre scrivi; avvisarti di nuova posta e degli eventi imminenti.

Non vendiamo i tuoi dati, non li usiamo per pubblicità o profilazione e non li usiamo per addestrare modelli di intelligenza artificiale o di apprendimento automatico. Mailstream non li invia ad alcun servizio di intelligenza artificiale.

Nessuno legge i tuoi messaggi, eventi o contatti, salvo: con il tuo consenso esplicito per un elemento specifico (ad esempio un messaggio che ci chiedi di esaminare per assistenza); quando è necessario per la sicurezza, come indagare un abuso o una vulnerabilità; per adempiere a obblighi di legge.

Le ricerche vengono eseguite anche presso il tuo provider. Ciò che cerchi non è conservato in forma leggibile: Mailstream tiene per un’ora un’impronta cifrata della ricerca insieme ai messaggi trovati.

5. Dati degli utenti Google

L’uso e il trasferimento ad altre app, da parte di Mailstream, delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano le Norme sui dati utente dei servizi API di Google (Google API Services User Data Policy), inclusi i requisiti di Uso limitato (Limited Use). Testo originale: “Mailstream’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.”

Con un account Google, Mailstream chiede: Gmail (gmail.modify) per leggere, organizzare e inviare la tua posta e le bozze, senza poter eliminare definitivamente i messaggi, solo spostarli nel cestino; Google Calendar (calendar.events e calendar.calendarlist.readonly) per mostrare i tuoi calendari e creare, modificare, eliminare e rispondere a eventi; Google Contatti (contacts.readonly e contacts.other.readonly) per suggerire i destinatari mentre scrivi.

In particolare, i dati degli utenti Google sono usati solo per fornire e migliorare le funzioni descritte sopra; sono trasferiti a terzi solo per quanto serve a fornirle (i destinatari della sezione 8), per la sicurezza o per obblighi di legge; non sono mai venduti né usati per pubblicità, per valutare l’affidabilità creditizia o per addestrare modelli generalizzati di intelligenza artificiale o di apprendimento automatico; nessuno li legge, se non nei casi della sezione 4.

Puoi revocare l’accesso di Mailstream in qualsiasi momento su myaccount.google.com/permissions o rimuovendo l’account in Impostazioni → Account.

6. Account Microsoft, iCloud e IMAP

Con un account Outlook o Microsoft 365, Mailstream chiede a Microsoft l’accesso a posta (Mail.ReadWrite, Mail.Send), calendari (Calendars.ReadWrite), impostazioni della casella (MailboxSettings.Read) e, solo se li aggiungi, contatti (Contacts.Read, People.Read), per le stesse funzioni e con le stesse regole dei dati Google. Puoi revocare l’accesso su account.live.com/consent/Manage (account personali) o su myapps.microsoft.com (account di lavoro o dell’istituto di istruzione).

Gli account iCloud e IMAP sono raggiunti con la password specifica per app che inserisci: revocandola presso il tuo provider ne interrompi l’accesso.

7. Cookie

Il Sito non imposta cookie.

Mailstream usa solo cookie necessari al suo funzionamento: uno ti mantiene connesso (30 giorni), alcuni di breve durata proteggono l’accesso e il collegamento degli account, altri ricordano la lingua e la disposizione che hai scelto. Nessuno serve a profilazione, pubblicità o analisi: per questo non è necessario un banner di consenso.

8. Destinatari dei dati

Non vendiamo dati personali. Li condividiamo solo con i fornitori che agiscono per nostro conto o che scegli tu, e quando richiesto dalla legge:

MacStadium, Inc. (Stati Uniti), che ospita i server di Mailstream; Cloudflare, Inc., che protegge e distribuisce il Sito e Mailstream (CDN, DNS) e gestisce la posta di leucojum.com; il fornitore di hosting del Sito.

I provider degli account che colleghi (Google, Microsoft, Apple, il tuo provider IMAP), che ricevono le richieste di Mailstream su tue istruzioni e restano responsabili della tua casella secondo i propri termini.

Google Cloud Pub/Sub, che avvisa Mailstream quando una casella Gmail cambia (l’avviso contiene l’indirizzo e un numero di modifica, nessun contenuto).

I servizi push del tuo browser (Google, Mozilla, Apple o Microsoft), che recapitano le notifiche di Mailstream in forma cifrata, senza poterle leggere.

Il servizio di accesso Hartwell Bridge (auth.hartwellbridge.com), che verifica la tua identità quando accedi.

9. Trasferimenti extra-UE

I server di Mailstream sono ospitati da MacStadium negli Stati Uniti; anche Cloudflare, Google, Microsoft e i servizi push possono trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Questi trasferimenti si basano sulla decisione di adeguatezza della Commissione europea per l’EU-U.S. Data Privacy Framework, per i destinatari certificati, oppure sulle Clausole Contrattuali Standard della Commissione.

10. Basi giuridiche del trattamento

Sito: erogarlo e proteggerlo, sulla base del nostro legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR); rispondere alle tue richieste, sulla base del legittimo interesse o di misure adottate su tua richiesta (lett. b/f); adempiere a obblighi di legge (lett. c).

Mailstream: fornirti il servizio, in esecuzione dei Termini di servizio (lett. b); la sicurezza e il registro delle attività, sulla base del nostro legittimo interesse (lett. f); adempiere a obblighi di legge (lett. c).

I dati delle persone con cui corrispondi, che fanno parte della tua posta, dei tuoi calendari e dei tuoi contatti, sono trattati solo per fornirti Mailstream, sulla base del legittimo interesse tuo e nostro (lett. f).

11. Conservazione

Sito: conserviamo i log tecnici per 3 mesi e la corrispondenza via email per il tempo necessario a gestire la richiesta e ad adempiere agli obblighi di legge.

Mailstream: i dati di un account collegato sono conservati finché l’account resta collegato e ne seguono le modifiche: ciò che elimini presso il provider viene eliminato anche da Mailstream alla sincronizzazione successiva. Rimuovendo un account in Impostazioni → Account si elimina subito tutto ciò che Mailstream ne aveva conservato. Per eliminare del tutto il tuo account Mailstream scrivi a [email protected].

Il registro delle attività è conservato per 12 mesi; le sessioni scadono dopo 30 giorni, i risultati delle ricerche dopo un’ora; i log dei server sono eliminati entro 3 mesi.

I backup sono cifrati e conservati per 4 giorni. I dati che elimini vengono rimossi subito dai nostri sistemi e dai backup entro 4 giorni. Se dovessimo ripristinare un backup, i dati eliminati dopo la sua creazione vengono eliminati di nuovo.

12. Sicurezza

Le connessioni sono cifrate (TLS). Token di accesso, password e testo dei messaggi sono cifrati sui nostri server (AES-256-GCM), con chiavi custodite separatamente dal database; i messaggi sono mostrati in un riquadro isolato che non esegue script e blocca le immagini remote se non le consenti; i backup sono cifrati; l’accesso ai server è riservato a noi.

13. I tuoi diritti

Ai sensi del GDPR hai diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e opposizione al trattamento, nonché alla portabilità dei dati. Puoi inoltre proporre reclamo all’autorità di controllo (in Italia, il Garante per la protezione dei dati personali). Per esercitare i tuoi diritti scrivi a [email protected].

In Mailstream puoi inoltre consultare il registro delle attività, rimuovere gli account in qualsiasi momento e chiederci una copia dei tuoi dati o la loro cancellazione.

14. Minori

Mailstream non è destinato a persone di età inferiore a 16 anni.

15. Modifiche

Possiamo aggiornare questa informativa. La versione vigente è sempre pubblicata in questa pagina, con la data dell’ultimo aggiornamento. Prima che entri in vigore una modifica al modo in cui Mailstream usa i tuoi dati, te lo comunicheremo in Mailstream o via email.